Ministerstwo Spraw Wewnętrznych

Nowe regulacje zarządzania dokumentacją w administracji publicznej: Instrukcja Kancelaryjna, Jednolite Rzeczowe Wykazy Akt, Instrukcja Archiwalna, Pytania i odpowiedzi

Data ostatniej modyfikacji: 27.06.2011

Informacja o rozpoczęciu zbierania uwag do zmian w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.

Dodatkowe informacje na temat rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Rozporządzenie zostało opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2011 nr 14 poz. 67.

Prace legislacyjne nad uzgodnieniem projektu oraz uzasadnienie do rozporządzenia można znaleźć w BIP MSWiA

Aktualne wersje wykazów akt do wykorzystania do importu zapisane w arkuszach kalkulacyjnych załączone są w tabeli pytań i odpowiedzi w  pkt. 15).

Adresatami rozporządzenia są:

  • organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki;
  • organy powiatu i starostwa powiatowe;
  • organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie;
  • organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy.

Rozporządzenie zastępuje przepisy wydane w osobnych aktach prawnych na podstawie ustaw:

  • z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z poźn. zm)
  • z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590, z późn. zm),
  • z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ((Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm.)
  • z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206).

Zasadniczym celem rozporządzenia jest umożliwienie tworzenia akt spraw w postaci elektronicznej i zastąpienie nimi tradycyjnych teczek aktowych, nawet w przypadku, gdy korespondencja wpływająca i wychodząca jest w postaci papierowej.
Aby było to możliwe i powstające elektroniczne akta spraw były wiarygodne, a w szczególności mogły stanowić dowód sposobu załatwiania sprawy w urzędzie, systemy teleinformatyczne wykorzystywane do elektronicznego zarządzania dokumentacją muszą spełniać szereg ważnych i często skomplikowanych wymagań. Z tego powodu z pewnością nie wszystkie podmioty objęte rozporządzeniem zdecydują się na prowadzenie akt spraw w postaci elektronicznej. Jednak prowadzenie akt spraw w postaci elektronicznej to jeszcze nie obowiązek, a jedynie możliwość. Decydując się na kompleksową informatyzację urzędu trzeba bowiem posiadać nie tylko odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, ale także odpowiednio wyszkolonych pracowników, a przede wszystkim dobry plan zachęcania interesantów i współpracujących urzędów do elektronicznego kontaktowania się. Nie zawsze bowiem informatyzacja przyniesie natychmiastowe efekty w postaci 24-godzinnej dostępności urzędu i sprawniejszej jego pracy.
Rozporządzenie dopuszcza więc dotychczasowy sposób tworzenia akt spraw i zapewne jeszcze przez pewien czas się to nie zmieni. Ostrożność w tym zakresie jest uzasadniona, ponieważ nie mamy jeszcze w Polsce dużego doświadczenia w przechowywaniu, a przede wszystkim w przekazywaniu dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej kolejne etapy załatwiania sprawy dla organów upoważnionych do jej otrzymywania (np. organy wyższej instancji, sądy administracyjne).

Najczęściej zgłaszane uwagi i wątpliwości do poszczególnych przepisów jakie były przesyłane na adresy poczty elektronicznej specjalnie uruchomione w tym celu w pierwszej połowie roku 2011 w MSWiA i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (NDAP), zostały zebrane w postaci tabelarycznej w formie pytań i odpowiedzi zamieszczonych na tej stronie. Wszystkie zamieszczone odpowiedzi były konsultowane w obu wymienionych wyżej podmiotach. Lista ta zamyka etap zbierania pytań przez w powyższy sposób. Dlatego adresy poczty elektronicznej zostały usunięte - jednocześnie jednak uruchomiono możliwość przekazywania propozycji zmian do zmian do rozporządzenia (do 31 lipca 2011 r).

Ponadto zgodnie z odpowiedzią na pytanie nr 54 należy podkreślić że archiwa zakładowe wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej i podlegają kontroli ze strony archiwów państwowych, więc wszelkie niejasne kwestie w tym zakresie wyjaśnia właściwe archiwum państwowe, a w drugiej instancji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

 

PYTANIA I ODPOWIEDZI

 

 

Pytanie

Objaśnienie

64 Gdzie odkłada się spis spraw w przypadku pogrupowania spraw zarejestrowanych w jednym spisie spraw ale w różnych teczkach aktowych założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy (§ 53 ust.5 instrukcji kancelaryjnej) – porządkując dokumentację  gromadzoną w sposób określony powyżej w celu przekazania do archiwum zakładowego? Jeżeli komórka organizacyjna pogrupowała sprawy wg przedmiotu lub podmiotu w obrębie jednej klasy z wykazu akt i chce to pogrupowanie zachować także wtedy gdy zakończą się wszystkie sprawy tak pogrupowane (w tym w archiwum zakładowym), to spis spraw pozostaje w teczce opisanej tym samym hasłem klasyfikacyjnym co wszystkie wyodrębnione teczki, uzupełnionym o informację, że tu właśnie znajduje się spis spraw (por. § 62 ust. 3 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej).
63 Czy dokumentacja nietworząca akt spraw wymieniona w § 6 ust.2 instrukcji kancelaryjnej  to katalog zamknięty? Z przepisu § 6 ust. 2 wynika, że dokumentację nietworzącą akt spraw może stanowić w szczególności to co zostało wymienione w pkt 1-10. Zatem lista ta nie jest zamknięta, ale zawsze należy dokładnie rozważyć, czy w każdym konkretnym przypadku mamy do czynienia z dokumentacją nietworzącą akt spraw.
62 W odniesieniu do §6 ust. 4 i 5  rozporządzenia –  czy w przypadku niszczenia takiej dokumentacji o kategorii Bc należy wystąpić o uzyskanie zgody do archiwum państwowego w oparciu o przepisy wydane na podstawie art.5 ust. 2 i 2b ustawy archiwalnej Kwestie brakowania były i nadal są określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust.2 i 2b ustawy.
61

Czy file to również archiwa, które określone zostały nw. przepisami ?

  • § 22 rozporządzenia z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z dnia 7 listopada 1998 r.).  Tamże: „Księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego…”
  • § 28 ust.1  rozporządzenia MSWiA  z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2010 r.) – Tamże „…organ gminy przechowuje w archiwum…”
  • §4 ust.2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 21 stycznia 2004 r. w sprawie wydawania uprawnień do kierowania pojazdami (Dz. U. z dnia 20 lutego 2004 r.) z dnia 21.01.2004r. Tamże: „ (…) przechowywane w specjalnie do tego celu przeznaczonym archiwum (…)”)

Filie archiwum zakładowego tworzy się w przypadku zaistnienia w danym urzędzie takiej potrzeby od strony organizacyjnej (zob. odpowiedź na pytanie 47).

Przypadek urzędu stanu cywilnego i jego archiwum nie dotyczy filii archiwum zakładowego, a zjawiska opisanego w § 1 instrukcji archiwalnej. Archiwum to utworzone jest na mocy odrębnych przepisów prawa, którego funkcjonowanie określone jest też innymi przepisami, m.in. materiały archiwalne tam zgromadzone przechowywane są przez 100 lat, a następnie bezpośrednio stamtąd przekazywane do archiwów państwowych. Podobnie kształtuje się sytuacja ośrodka dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.

Jednak w pozostałych podanych przypadkach nie należy „doszukiwać się” istnienia filii, tylko raczej tego, że archiwum zakładowe podmiotu jest archiwum, o którym mowa w tych przepisach oraz że to właśnie do niego trafia dokumentacja spraw zakończonych z zakresu zagadnień regulowanych w tych rozporządzeniach.
60

Z § 6 ust. 7 Rozporządzenia wynika, iż dla spraw zarejestrowanych w systemie można będzie stosować przez rok inną konstrukcję znaku sprawy (dotychczas stosowaną np.WO-I/AS/0120/1/11).

Natomiast pozostałe sprawy, które nie podlegają rejestracji w naszym systemie teleinformatycznym będą miały zgodnie z rozporządzeniem inną konstrukcję znaku np. WO-I.0052.1.2011.AS

Czy dopuszczalne jest w 2011r. stosowanie dwóch różnych konstrukcji znaku sprawy?
§6 ust. 7 rozporządzenia mówi o tym, że można stosować inną konstrukcję znaku sprawy pod warunkiem jednak, że dotychczas stosowany w podmiocie system teleinformatyczny wymusza stosowanie określonej konstrukcji znaku sprawy lub separatora. Można stosować taką konstrukcję nie dłużej jednak niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia – czyli do 21 stycznia 2012. Celem przepisu nie było umożliwienie stosowania dwóch różnych konstrukcji znaku sprawy tylko umożliwienie stosowania „starej” konstrukcji. Przepis nie dotyczy bowiem określonych spraw tylko ogólnie „konstrukcji znaku sprawy”. Nie uregulowano przepisami sytuacji, o której mowa w pytaniu, zakładając, że skoro możliwe jest stosowanie „starej” konstrukcji w wymuszonej sytuacji, to będzie taka stosowana w całym podmiocie, aż do wprowadzenia poprawek w systemie. Jeśli jednak już została zastosowana taka praktyka różnego oznaczania spraw i takie oznaczenia są znane interesantom urzędu to nie powinno się ich już zmieniać. Jednak po 21 stycznia 2012 akta spraw trzeba będzie znakować „po nowemu”.
59 Pod jakim symbolem i hasłem ma krążyć dokumentacja wewnątrz urzędu  pomiędzy wydziałami. W poprzednim jrwa był to numer 0730

Dokumentacja powstająca wewnątrz urzędu zawsze jest w jakiejś sprawie. „Krąży” celem realizacji tej sprawy. Musi więc być komórka merytoryczna, która odpowiada za realizację tej sprawy. Inne komórki więc tylko w niej uczestniczą i posługują się nadanym przez tę komórkę znakiem sprawy (zob. §8 i §9 instrukcji kancelaryjnej). W komórce merytorycznej sprawy powinny być przyporządkowane do określonych pozycji wykazu akt odnoszących się do określonych zagadnień a nie być zależne od tego do kogo kierowana jest korespondencja w sprawie.

Jak wyjaśniono to w uzasadnieniu do rozporządzenia

„Celowo zrezygnowano z klas umożliwiających rejestrację spraw jako „korespondencji między wydziałami własnego urzędu lub korespondencji z innymi instytucjami (ministerstwami). Korespondencja ta zawsze jest w jakiejś sprawie, zatem należy ją przyporządkować do właściwej klasy rzeczowej odnoszącej się do tej sprawy. Z praktyki stosowania poprzednich wykazów akt wynika, że symbol 0718 stosowano zdecydowanie najczęściej, co powodowało że znalezienie w tej wewnętrznej korespondencji opinii na dowolny temat wiązało się z ogromną pracą.”
58 Na uwagę zasługuje fakt, iż nie zamieszczenie wzorów pieczęci jakimi należy posługiwać się w korespondencji i przy wydawaniu decyzji administracyjnych w znacznym stopniu pogorszy jakość wychodzącej dokumentacji. Już za czasów obowiązywania poprzedniej instrukcji mimo wzorów powstawały rozbieżności w części dotyczącej pieczęci stosowanych na decyzjach administracyjnych (…)

W uzasadnieniu do rozporządzenia wyjaśniono że celowo zrezygnowano z wprowadzenia wzorów blankietów korespondencyjnych, pieczęci, dzienników korespondencji, spisów spraw, itp. ponieważ jak wynika z dotychczasowej praktyki ujednolicenie takich wzorów na poziomie rozporządzenia nie tylko stwarzało niepotrzebne ograniczenia, ale także nie miało wpływu na jednolitość tworzonej dokumentacji. W ramach konsultacji dodano wyjaśnienie, że dostosowanie się do takich przepisów przekładałoby się na dodatkowe koszty dostosowania się wszystkich podmiotów.

Ponadto stosowanie określonych wzorów i rodzajów pieczęci może wynikać z odrębnych przepisów, których i tak nie zmieniłoby ogólne rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej. Jeśli zastosowanie określonej pieczęci nie wynika z takich przepisów to pieczęci w ogóle może nie być. Na przykład wymagane prawem elementy decyzji o których mowa w art. 107 §1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego nie muszą być wcale realizowane na pomocą pieczęci.
57

Wyeliminowano pojęcie rejestrów kancelaryjnych, pozostawiając jedynie możliwość prowadzenia spisów spraw. Samorząd terytorialny zajmuje się zadaniami, gdzie spis spraw nie odzwierciedla potrzebnych informacji, a prowadzenie odrębnych rejestrów jest zbędną czynnością (wręcz papirologią – przy systemie tradycyjnym).

Do takich zadań należy np.: obsługa Rady gminy. Rada wybierana jest kadencyjnie i prowadzenie rejestru zamiast spisu spraw (w którym znajdowały by się informacje o szerszym zakresie niż te które przewidziane są dla spisu spraw)  na okres kadencji, a nie każdego roku znacznie ułatwiłoby prowadzenie dokumentacji dotyczącej posiedzenia rady, wniosków i interpelacji itp. Czy w ocenie Ministerstwa jest to dopuszczalne ? Czy jednak należy trzymać się literalnie i prowadzić jedynie spisy spraw i mnożyć dokumentację

Istnieje pojęcie rejestru - jest to zgodnie z §7 pkt 8 instrukcji kancelaryjnej „narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może być prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport”.

Nowe rozporządzenie nie wyklucza prowadzenia rejestrów protokołów i uchwał w układzie kadencyjnym. Owe protokoły i uchwały to nic innego jak pisma (czyli zgodnie z definicją z §2 ust.7 rozporządzenie „wyrażone tekstem informacje stanowiące odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia). Zatem utworzenie ich rejestrów jest z definicji możliwe jest zarówno w EZD jak i w systemie tradycyjnym – i tu także w postaci papierowej jak i elektronicznej 

Dodatkowy przepis ogólny §39 ust.2 pkt 2 dopuszcza prowadzenie w postaci elektronicznej innych rejestrów i ewidencji oprócz rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw.

Czym innym jest natomiast dokumentacja obsługi Rady Gminy. W poprzedzającym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych przepis w §45 ust. 1 brzmiał:

„Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy, posiedzeń komisji i zarządu gminy rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt”. W tym zakresie się nic nie zmieniło ponieważ organizacja posiedzeń oraz obsługa wniosków i interpelacji tworzy akta spraw, które wymagają prowadzenia spisów spraw. W jaki inny sposób bowiem zgromadzić kompletną dokumentację odzwierciedlającą obsługę interpelacji?
56 W § 53 ust. 5 nowej instrukcji wprowadza się nowe zasady prowadzenia teczek przedmiotowych lub podmiotowych. Jest to forma, którą chętnie będziemy wykorzystywać. Problem jednak w tym jakie hasło klasyfikacyjne nadać takiej teczce ? Pierwsze lepsze spośród wykorzystywanych tematów znajdujących się w tej teczce, posiadające najwyższą kategorią archiwalną? A może wszystkie hasła i kategorie powinny znaleźć się na opisie teczki?

Hasło klasyfikacyjne wynika z wykazu akt. Przepisy §53 ust.5  instrukcji kancelaryjnej dopuszczają wydzielanie teczek wg podmiotu lub przedmiotu w obrębie jednej klasy rzeczowej, czyli spraw zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. Na podstawie tego przepisu nie ma na możliwości  gromadzenia w takiej teczce spraw z różnych pozycji klasyfikacyjnych wykazu akt.

Tylko w przypadkach określonych odrębnymi przepisami jest możliwość zakładania teczek zbiorczych - ale o tym jest mowa §53 ust.6. Kwestie te szczegółowo wyjaśniono w czasopiśmie samorządu terytorialnego „Wspólnota” nr 8/1014 z 19 lutego 2011.
55 IA § 44 Czy do AP odpowiedniki kat. A ze składu chronologicznego przekazuje się w układzie chronologicznym? Problematyka ta będzie uregulowana w innych przepisach – zob. „Projekt założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”. Projekt jest dostępy w BIPie MKiDN. Generalnie tak jest planowane
54  Dotychczasowa instrukcja archiwalna w urzędzie przestała być aktualna. Co ze wzorami i ustaleniami własnymi, które tam są: wzór rejestru wypożyczeń, problem archiwów wydziałowych itp.? Czy w przypadku nowego własnego zarządzenia uzupełniającego trzeba je konsultować z archiwum państwowym?

Zgodnie z upoważnieniem ustawowym zawartym w art. 6 ust. 2b pkt 3 ustawy archiwalnej organizacja i zakres działania archiwum zakładowego w podmiocie określone są w instrukcji archiwalnej, załączonej do rozporządzenia. Należy więc wdrożyć obowiązujące przepisy. Ważny jest przepis § 6 ust. 8 rozporządzenia, który zachowuje w mocy dotychczasowe środki ewidencyjne. Oznacza to, że nie trzeba ich przekształcać by były zgodne z obecnymi przepisami. Jednakże obecnie należy stosować te środki ewidencyjne, które wynikają z instrukcji. Nie stoi jednak nic na przeszkodzie by wprowadzić dodatkowe pomocnicze środki ewidencyjne. Nie wymaga to jednak odrębnego zarządzenia.

Istnienie „archiwów wydziałowych” stoi w sprzeczności z obowiązującymi przepisami ustawy archiwalnej, zwłaszcza art. 33-35 tej ustawy. Być może w pytaniu została tylko mogąca wprowadzać w błąd nazwa „archiwum” dla miejsc przechowywana dokumentacji bieżącej.

Ważne: archiwa zakładowe wchodzą w skład państwowej sieci archiwalnej i podlegają kontroli ze strony archiwów państwowych, więc wszelkie niejasne kwestie w tym zakresie wyjaśnia właściwe archiwum państwowe, a w drugiej instancji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (w szczególności nie MSWiA)

53 Niszczenie dokumentacji papierowej kat. Bc – w różnych częściach kraju jest różnie – tak przynajmniej można usłyszeć na różnych szkoleniach i spotkaniach. Jedne urzędy mogą niszczyć bez zgody archiwum państwowego , inne muszą występować o zgodę na niszczenie Bc. Powinna być jednolitość. Tym bardziej, że dokumenty elektroniczne Bc podmiot może niszczyć sam

Sprawy te reguluje inne rozporządzenie (z art. 5 ust. 2 ustawy). Warto jednak nadmienić, że od 2002 r. nie ma możliwości samodzielnego niszczenia dokumentacji, nawet kat. Bc. Jest to bowiem dokumentacja niearchiwalna, a jej zniszczenie wymaga zgody dyrektora archiwum państwowego.

Istotnie jest wyjątek dotyczący dokumentacji elektronicznej kategorii Bc – ale to także wynika z innego rozporządzenia (z art. 5 ust.2b ustawy).

52 Czy zgodnie §41 instrukcji archiwalnej można czy trzeba równolegle wybrakować odpowiedniki? Istotnie, celem §41 jest wskazanie, wyłącznie kwestii proceduralnej tj. że można brakować papierowych odpowiedników bez sporządzania odrębnego spisu. Przepis ten nie reguluje kwestii możliwości/obowiązku brakowania dokumentacji w składzie chronologicznym jednocześnie z aktami spraw w postaci elektronicznej. Sprawy brakowania regulowane są w odrębnych rozporządzeniach wynikających z art. 5 ustawy. Problematyka ta jest podejmowana w „Projekcie założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach”, którego celem jest między innymi dostosowanie przepisów do pojawiającej się coraz częściej dokumentacji w mieszanej postaci papierowo-elektronicznej. Projekt jest dostępny w BIPie MKiDN.
51

Sytuacja, gdy „komórka inna” uczestniczy w już trwającej sprawie prowadzonej przez komórkę macierzystą jest jasna – dokłada do akt sprawy w komórce macierzystej swoje pismo/notatkę/stanowisko ze znakiem sprawy nadanym przez komórkę macierzystą (komórka inna nie zakłada sprawy u siebie).

Co w sytuacji, gdy sprawę inicjuje pismo „komórki innej” czyli Bc i dopiero po dotarciu do komórki merytorycznej ta merytoryczna komórka będzie musiała założyć sprawę?

Celem przepisów §8 i §9 instrukcji kancelaryjnej jest zmniejszenie ilości akt spraw przez niedopuszczenie do zakładania spraw w tej samej sprawie w różnych komórkach organizacyjnych. Z tym, że w przypadku systemu EZD jest to obligatoryjne natomiast w przypadku systemu tradycyjnego dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

Zatem możliwa jest sytuacja w której pismo komórki innej niż merytoryczna (czyli tej w której akta sprawy są Bc) jest bez znaku sprawy.

Poinformowanie komórek organizacyjnych o czymś (np. o nowym zarządzeniu i jego treści) nie musi odbywać się za pomocą przesłania tradycyjnego pisma papierowego z załączoną kopią rozpowszechnianej informacji. Nawet w systemie tradycyjnym dopuszcza to §39 ust. 2 pkt 3 instrukcji kancelaryjnej. Celem tego przepisu (podobnie jak §8 i §9) jest stworzenie możliwości uniknięcia niepotrzebnego kopiowania tej samej informacji. 

Wystarczy, że podmiot ma akta sprawy, w jednej komórce organizacyjnej – komórce merytorycznej. Komórki inne nie muszą ich tworzyć. Założono że jeśli ze zgromadzonej w komórce merytorycznej dokumentacji wynika, że poinformowano o czymś inne komórki organizacyjne, kiedy poinformowano i w jaki sposób, to po co różne komórki organizacyjne mają przechowywać tę samą informację? Powodem mogłoby być to, że komórka merytoryczna nie udostępnia akt, albo że w podmiocie nie ma zaufania do wytwarzanych przez nią akt – co wydaje się wystarczająco nieracjonalne aby z tego powodu tworzyć dodatkowe akta spraw
50 Tworzone do tej pory odrębne wykazy akt dla miejskich jednostek organizacyjnych wzorowane były na wykazie akt typowych lub wykazie dla gmin – jeśli chodzi o ogólny układ wykazu i kategorie archiwalne. Dla miejskich jednostek, które są w trakcie opracowywania własnych wykazów akt, jaki układ wykazu przyjąć za „wzorcowy” i jakie kategorie archiwalne (jeśli są różnice pomiędzy wykazem akt typowych i nowym wykazem dla gmin) Wykazy akt dla samorządowych jednostek organizacyjnych powstają w oparciu o przepisy § 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Tam jest określony tryb i sposób ich budowy. Załączony do rozporządzenia przykładowy wykaz akt typowych ma charakter przykładowy a nie wzorcowy. To podmiot w uzgodnieniu z archiwum państwowym dopracowuje swoją klasyfikację i kwalifikację
49

Czy jest możliwe zlecenie specjalistycznej firmie zewnętrznej przechowywania dokumentacji niearchiwalnej po jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla tych, których organem założycielskim lub nadzorującym był kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu (§ 5 pkt 1 b) instrukcji archiwalnej)?

Czy za dopuszczalną sytuację można uznać (z powodu kłopotów lokalizacyjnych w urzędzie) zdeponowanie takich akt na zewnątrz, na podstawie określonych warunków współpracy w umowie, w firmie zajmującej się zawodowo tego typu działalnością?

Postawiony problem należy przeanalizować w kilku aspektach.

Po pierwsze, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, każda działająca państwowa i samorządowa jednostka organizacyjna obowiązana jest do przechowywania przez siebie powstającej i napływającej do niej dokumentacji. Nie ma więc możliwości zlecania odpłatnego przechowywania tej dokumentacji bez względu na jej wartość archiwalną, ponieważ przepis art. 5 ust. 1 dotyczy zarówno materiałów archiwalnych, jak i dokumentacji niearchiwalnej.

Po drugie, postępowanie z dokumentacją państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, których działalność ustała, regulują:

  • w stosunku do dokumentacji w postaci nieelektronicznej – przepis § 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375),
  • w stosunku do dokumentacji elektronicznej – przepis § 16 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).

Przepisy te mają charakter ogólny. Niektóre podmioty w innych aktach prawnych mają określany tryb postępowania na wypadek ustania jego działalności, np. szkoły.

Kardynalną zasadą jest, że dokumentację przejmuje organ i jednostka organizacyjna przejmująca zadanie i funkcje podmiotu którego działalność ustaje. Jeżeli jednak takiego sukcesora nie ma, to dokumentację musi przejąć organ administracji. Istnieje wyjątek dotyczący samorządowych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja może być przekazana na odpłatne przechowywanie, ale w momencie w którym następuje likwidacja  Możliwość ta nie działa jednak wstecznie: jeżeli organ założycielski lub nadzorujący przejął dokumentację po zlikwidowanych jednostkach nie może już zlecać jej przechowywania.
48 W § 2 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych powierza się archiwiście, natomiast w § 5 pkt.11 instrukcji archiwalnej wymienia się zadanie archiwum: doradzanie komórkom w zakresie postępowania z dokumentacją w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych. Czy należy rozumieć, że to funkcje rozdzielne (lub obsada kadrowa archiwum zakładowego nie jest jednoosobowa) ?

W uzasadnieniu do rozporządzenia wyjaśniono że:

„Aby zapewnić kompleksowość pracy koordynatora, tj. także wzgląd na późniejsze przejęcie powstającej dokumentacji przez archiwum zakładowe i przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, wskazuje się, że funkcję koordynatora pełni archiwista. Ponadto takie rozwiązanie nie będzie powodować konieczności tworzenia dodatkowych etatów. Należy przy tym podkreślić że „archiwista” zgodnie z definicją to "pracownik podmiotu, realizujący zadania archiwum zakładowego". Zatem koordynator musi posiadać praktyczną wiedzę wynikającą z pełnienia określonych zadań.

Zatem możliwe są różne warianty w zależności od wielkości podmiotu, przyjętej organizacji pracy a nawet predyspozycji pracowników, na przykład:

  • Archiwum zakładowe to samodzielne stanowisko pracy, na którym zatrudniony jest jeden pracownik. Pracownik ten jest jednocześnie koordynatorem czynności kancelaryjnych. W takim przypadku przepis §5 pkt 11 instrukcji archiwalnej uzupełnia się z przepisem instrukcji kancelaryjnej.
  • Archiwum zakładowe to samodzielne stanowisko pracy, na którym jest zatrudniony pojedynczy pracownik, ale nie jest on koordynatorem czynności kancelaryjnych. Wyznaczony  koordynator czynności kancelaryjnych jest pracownikiem innej komórki organizacyjnej, ale realizującym w części niektóre zadania archiwum zakładowego, o których mowa w §5 instrukcji archiwalnej. W tym np. pkt 3, pkt 7 (w zakresie przeszukiwania dokumentacji w systemie EZD) i pkt 8. W takim przypadku przepis §5 pkt 11 instrukcji archiwalnej ma zastosowanie: komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją doradza nie tylko koordynator czynności kancelaryjnych ale także zatrudniony w archiwum zakładowym pracownik.
  • Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna zatrudniająca kilku pracowników i jeden z nich jest wyznaczonym koordynatorem czynności kancelaryjnych. Przepis §5 pkt 11 instrukcji archiwalnej może mieć zastosowanie: porady w zakresie postępowania z dokumentacją udzielane przez wyznaczonych pracowników archiwum zakładowego, którzy nie pełnią funkcji koordynatora muszą być z nim konsultowane.
Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna zatrudniająca kilku pracowników. Wyznaczony koordynator czynności kancelaryjnych jest pracownikiem innej komórki organizacyjnej. W takim przypadku przepis §5 pkt 11 instrukcji archiwalnej ma zastosowanie: komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją doradza nie tylko koordynator czynności kancelaryjnych ale także zatrudnieni w archiwum zakładowym wyznaczeni do tego pracownicy – oczywiście w porozumieniu z koordynatorem.
47 W jakich przypadkach tworzy się filie archiwum zakładowego? Filie archiwum zakładowego tworzy się w przypadku zaistnienia w danym urzędzie takiej potrzeby od strony organizacyjnej. Na przykład starostwo tworzy filię swego urzędu poza swoją siedzibą - w innej miejscowości. Nie chce stamtąd zwozić akt po dwóch latach do archiwum zakładowego w swojej siedzibie głównej, bo komórki pracujące w filii starostwa miałyby utrudniony dostęp do dokumentacji. To może być wskazanie do utworzenia filii, ponieważ i tak archiwista starostwa pracujący w siedzibie głównej nie będzie mógł tam wykonywać swoich obowiązków.
46 § 4 Rozporządzenia mówi o konieczności wprowadzenia nowych klas w wykazie      przed pojawieniem się dokumentacji dotyczącej nowych zadań. Jak tego dokonać? Jest to możliwe tylko w drodze zmiany rozporządzenia. Nie ma możliwości wprowadzania zmian lokalnych w uzgodnieniu z archiwum państwowym, tak jak to było w poprzednio obowiązujących przepisach.
45 Czy sprawozdanie, o którym mowa w § 46 instrukcji archiwalnej przesyłane do archiwum państwowego dotyczy dokumentacji powstałej po 1 stycznia 2011 r., czy też wcześniejszej? Zgodnie z przepisem § 46 ust. 1 instrukcji archiwalnej sprawozdanie sporządzane jest z działalności archiwum zakładowego oraz ze stanu dokumentacji w tym archiwum zakładowym. Interpretacja prowadząca do konstatacji, że należy rozpatrywać działalność archiwum odrębnie względem dokumentacji sprzed 2011 i po 2011 r. jest błędna i nielogiczna. Po wejściu w życie rozporządzenia archiwum postępuje zgodnie z jego regulacjami, czyli sporządza sprawozdanie z tego jaką prowadziło działalność w poprzednim roku oraz jaki jest stan całości dokumentacji
44 Czy numer z rejestru przesyłek wpływających  prowadzonego w EZD to jest ten sam numer, o którym mowa w załączniku nr 1 część A pkt 8 do instrukcji czyli „nadany automatycznie unikatowy w całym EZD identyfikator dokumentu”. Jaki format powinien mieć ten unikatowy identyfikator?

Nadany automatycznie unikatowy w całym EZD identyfikator dokumentu nie musi być numerem z rejestru wpływów (ale może). Rozporządzenie nie wkracza tu w obszar architektury systemu, który może realizować niepowtarzalność identyfikatorów wszelkich dokumentów elektronicznych znajdujących się w systemie w różny sposób. Jedynym wymaganiem dotyczącym unikatowego identyfikatora jest brak możliwości używania znaków:

( \ ) - ukośnik lewy,

( / ) - ukośnik prawy,

( * ) - gwiazdka,

( ? ) - znak zapytania,

( : ) - dwukropek,

( = ) - znak równości,

( , ) - przecinek,

( ; ) - średnik.

Zatem jeśli rejestrowanej przesyłce wpływającej nadawany jest automatycznie numer rejestru będący na przykład kolejną liczbą naturalną w ramach roku, poprzedzoną symbolem rejestru i oznaczeniem roku, to tak nadany numer rejestru będzie mógł pełnić także rolę unikatowego identyfikatora (bo w EZD rejestr przesyłek wpływających jest jeden dla całego podmiotu). Oczywiście pod warunkiem że elementy tego numeru nie są odseparowane zabronionym znakiem. Ale unikatowy identyfikator może być też nadawany niezależnie od numeru rejestru. Warto dodać że jeden i ten sam dokument elektroniczny może znajdować się w różnych rejestrach.
43

Czy rejestr przesyłek wpływających ma być w całym urzędzie miasta prowadzony jako (Dzielnice, Biura) jedna książka kancelaryjna  i co za tym idzie – ma być jedna numeracja dla całego urzędu?

Jeśli jest wiele punktów kancelaryjnych w mieście to ma być jeden rejestr przesyłek wejściowych czy dopuszczalne jest prowadzenie rejestrów na każdą z kancelarii z odpowiednimi identyfikatorami ?

Wymóg jednego rejestru przesyłek wpływających (także rejestru przesyłek wychodzących) dotyczy tylko przypadku, gdy podmiot stosuje system EZD. 

Warto wyjaśnić, że jeśli jest system EZD (obojętnie czy stosowany jest tylko dla załatwiania kliku rodzajów spraw czy do większości), to znaczy że może, a także powinien być wykorzystywany wszędzie tam gdzie rejestruje się pisma i nie ma uzasadnienia dla tworzenia lokalnych rejestrów.

Jeśli podmiot nie ma EZD, to może prowadzić lokalne rejestry kancelaryjne.
42 Czy zawsze trzeba drukować przesyłki przesyłane elektronicznie? Przecież jeżeli taka przesyłka jest skutecznie doręczona, wystawione zostało urzędowe poświadczenie odbioru i oba te dokumenty elektroniczne znajdują się w systemie do obsługi doręczeń to po co jeszcze to drukować? Zawsze przecież będzie można zajrzeć do systemu w razie potrzeby.

Instrukcja kancelaryjna pozwala na zastosowanie kilku wyjątków od systemu tradycyjnego (jeśli został wybrany).

Podstawowym sposobem jest wskazanie pozycji wykazu akt stanowiącej wyjątek od systemu tradycyjnego. Zastosowanie tego rozwiązania spowoduje jednak, że nie tylko przesyłki przychodzące przez ESP dotyczące danego zagadnienia będą musiały być obsłużone elektronicznie, ale także przesyłki przychodzące na papierze, jeśli dotyczą tego samej pozycji wykazu akt. Podział na tworzenie dokumentacji załatwiania spraw w postaci elektronicznej albo tradycyjnej nie zależy od tego w jaki sposób przesyłki są przesyłane, i jakie komórki je obsługują, ale od tego jakiej pozycji wykazu akt dotyczą. Zatem nie może być tak, że część akt sprawy jest w teczce aktowej, a część w systemie. Albo wszystko jest w systemie, albo wszystko w teczce aktowej. Jeśli sprawa jest dokumentowana w systemie tradycyjnym, to należy drukować to co przyszło na ESP (wyjątkiem są sytuacje, w których nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki określone w §47 ). Proszę zauważyć, że w ten sposób pośrednio zachęca się do tworzenia dokumentacji elektronicznej, zamiast tradycyjnej. Odpowiednia promocja drogi elektronicznej przy załatwianiu określonych spraw może zmniejszyć obciążenie pracowników urzędu (przy założeniu, że elektronicznie jest sprawniej).

Kolejnym wyjątkiem jest przypadek opisany w §45 ust. 1 pkt 1. Jeśli przesyłka wpływająca na ESP jest automatycznie rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek i system ten umożliwia wyszukiwanie i sortowanie przesyłek co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi, to wtedy w ogóle nie ma potrzeby dodatkowej rejestracji takiej przesyłki. Przypadek owego dedykowanego systemu przeznaczonego do obsługi danego rodzaju przesyłek jest wymieniony w uzupełniającym §6 ust 2 pkt 9. Taki system może na przykład automatycznie obsługiwać wnioski składane na podstawie określonych wzorów pism tworząc w ten sposób dokumentację w ogóle nie tworzącą akt spraw.

Ostatnim wyjątkiem są przypadki opisane w §1 ust. 6. Pomijając oczywiste sytuacje w których prawo może wymagać tworzenia dokumentacji w postaci papierowej albo elektronicznej (pkt 1), warto wyjaśnić kolejne przypadki:

-         Jeśli wykonywana masowo usługa publiczna jest opracowana i instrukcja przebiegu załatwiania sprawy odpowiednio umocowana, to wtedy sprawa może być załatwiana elektronicznie na elektroniczny wniosek, choćby nie wskazano pozycji wykazu akt jako wyjątku od systemu tradycyjnego. Może bowiem zdarzyć się sytuacja w której podmiot ma możliwość elektronicznej obsługi konkretnej usługi publicznej, ale nie ma EZD. Przepis ten przewiduje możliwość udostępnienia tzw. elektronicznych usług publicznych, które dany podmiot „wystawił” sam albo wspólnie z innymi podmiotami w Internecie (na przykład na platformie ePUAP). Przepis ten w praktyce będzie dotyczył dokumentacji elektronicznej bo trudno sobie wyobrazić masową usługę realizowaną tradycyjnie na papierze, jako wyjątek od usługi elektronicznej.

Jeśli istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Przepis ten został dodany na wypadek gdyby przejściowo nie było możliwości stosowania EZD (np. awarie).
41 Czy jest konieczność przepisywania numeru sprawy założonego przed wejściem nowego JRWA na nr sprawy z nową symboliką, czy też pozostawiamy sprawy starego typu do zakończenia?

Nie ma takiej konieczności. Stosowne przepisy przejściowe znajdują się w §6 ust. 1 i 2: rozporządzenia:

„1. Z dokumentacją spraw niezakończonych, powstałą i zgromadzoną w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia postępuje się następująco:

1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do zakończenia sprawy, albo

2) zakłada się nową sprawę, stosując odpowiednio § 28 ust. 3 lub § 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej

2. Wyboru, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację do archiwum zakładowego.”
40 Czy będzie można w systemie EZD modyfikować nr sprawy? W szczególności na przykład poprawiać omyłki spowodowane wyborem nieprawidłowej pozycji wykazu akt.

Znaku sprawy nie można zmieniać ani w systemie tradycyjnym, ani w systemie EZD, ponieważ zgodnie z §28 ust.1 i odpowiednio §55 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. W przypadku, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna, zakłada się nową sprawę.

Przepis nie odnosi się do przypadków, gdy ktoś się pomylił przy zakładaniu sprawy i omyłkowo wybrał nieprawidłową pozycję wykazu akt i system nadał zgodnie z tym wyborem znak sprawy. Można sobie wyobrazić możliwość „cofnięcia” takiej omyłki w systemie dopóki nie nastąpiły czynności to uniemożliwiające (np. nadanie kolejnego znaku, udostępnienie sprawy, akceptacja pisma w sprawie). System musiałby jednak umieć „dopilnować” czy nadanie omyłkowego znaku sprawy będzie można cofnąć bez konsekwencji dla całości dokumentacji. Jednak celowo tego nie uregulowano, ponieważ rozporządzenie ustala jaki ma być efekt działań a nie jak sobie radzić w sytuacjach pomyłek jakie mogą nastąpić w trakcie wykonywania czynności kancelaryjnych.
39 Czy pracownicy filii archiwum zakładowego są pracownikami archiwum zakładowego? Filie archiwum zakładowego zostały przewidziane po to, by pomimo odrębnego przechowywania danej dokumentacji, zachowany został nadzór archiwum zakładowego. Generalnie filie archiwum zakładowego, to nie magazyny tego archiwum w innym miejscu, a odrębny twór podporządkowany w zakresie zadań merytorycznych archiwum zakładowemu, który w zakresie organizacyjnym jest podporządkowany innej komórce organizacyjnej. W takim przypadku pracownicy filii nie są pracownikami archiwum zakładowego, choć są archiwistami w rozumieniu instrukcji archiwalnej (ponieważ wykonują zadania archiwum).
38 Jak rozumieć § 15 ust. 1 instrukcji archiwalnej który umożliwia aby dokumentację archiwizował wyznaczony pracownik – poprzednie przepisy dawały instrument do zmuszenia pracownika merytorycznego do uporządkowania akt. Obecnie będą to robiły przypadkowe osoby w tym praktykanci, stażyści, osoby bezrobotne – nieprzygotowane itp.?

Pytanie wymaga na wstępie wyjaśnienia odnoszącego się do nieprecyzyjnego i wieloznacznego, ale często stosowanego terminu „archiwizacja”. W przepisach rozporządzenia nie się o „archiwizacji”. Pojęcie to nie jest używane także w ustawie archiwalnej. Z kontekstu pytania można wywnioskować, że nie chodzi porządkowanie (opracowanie) dokumentacji a nie o tworzenie kopii zabezpieczających danych w postaci elektronicznej (także zwane „archiwizacją”).

Zgodnie z przepisami zwartymi w rozdziale 4 instrukcji archiwalnej, a zwłaszcza z przepisem § 15 ust. 1, za uporządkowanie dokumentacji i jej przekazanie do archiwum zakładowego odpowiada komórka organizacyjna. Zadaniem archiwisty jest natomiast doradzanie komórkom organizacyjnym w tym zakresie (§ 5 pkt 11 instrukcji archiwalnej).

Z przepisu § 15 ust. 1 wynika, że porządkowanie dokumentacji przynależy do prowadzącego sprawę (dawniej referenta). Jednak ze względu na zwiększający się zakres zadań prace te może wykonać inny pracownik komórki. Słowo pracownik zostało celowo podkreślone ponieważ komórka może jednak wspierać się pracą stażystów, wolontariuszy, czy osób bezrobotnych. Istotne jest by było to pod stałym nadzorem pracownika danej komórki oraz przy kontroli bieżącej archiwum zakładowego.

Należy zaznaczyć, że nieprzygotowanie do prac porządkowych może dotyczyć także pracowników komórki organizacyjnej, a nie tylko stażystów, wolontariuszy czy osób bezrobotnych. Przepisy instrukcji kancelaryjnej oraz archiwalnej są w tym zakresie na tyle precyzyjnie, że postępowanie zgodnie z nimi, powinno gwarantować właściwe uporządkowanie dokumentacji.
37 Czy dobrze rozumiemy nowe przepisy wg których znak spawy nie powinien być generowany przez system informatyczny, a musi być wpisywany przez pracownika komórki merytorycznej (np. wspólny znak sprawy przy konsultacjach)? Nie ma takiego przepisu który by mówił, że znak sprawy powinien albo nie powinien być generowany przez system.
36 Kiedy EZD będzie obowiązkowe w Urzędach? Jak podano w uzasadnieniu do rozporządzenia, w związku z tym, że istnieją podmioty, które nie są przygotowane technicznie lub organizacyjnie do wdrożenia systemu EZD, dopuszcza się do stosowania albo system EZD, albo system tradycyjny, pozostawiając możliwość wyboru sposobu dokumentowania działalności kierownikowi podmiotu. Ewentualna zmiana w tym zakresie z pewnością będzie musiała być poprzedzona pozytywnymi doświadczeniami podmiotów stosujących EZD. Należy pamiętać, ze dopiero od 2011 roku jest to możliwe, ponieważ poprzednie przepisy wymagały przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych na nośnikach papierowych.
35

Dlaczego w słowniczku nie ma wyjaśnień czym jest kat. B, Bc, BE, A?

Nie ma zasad postępowania z dokumentacją kategorii Bc – brak jest odniesień w obecnym rozporządzeniu i instrukcjach – gdzie ma być przechowywana, jak brakować?

Sprawy te są już uregulowane w rozporządzeniach:

  • Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375),
  •  Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).
Nie ma potrzeby powtarzania tej samej regulacji w różnych aktach prawnych, tym bardziej, że zasady kwalifikacji wynikają z art. 5 a nie art. 6 ustawy archiwalnej.
34 Czy przygotowując brakowanie akt powołuje się komisje i stosuje rozporządzenie Ministra Kultury z 2002 r. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) nie zostało uchylone. Określa ono zasady i tryb brakowania dokumentacji w relacjach między podmiotami i archiwami państwowymi. Tu nic się nie zmieniło w stosunku do poprzednio obowiązującego stanu prawnego. W instrukcji archiwalnej uregulowano jedynie kwestie postępowania wewnątrz podmiotu przed wystąpieniem do archiwum państwowego z wnioskiem o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji.
33 Jak rozumieć spis spraw do uchwał rady - dlaczego nie wystarczy sam rejestr uchwał rady?

Przede wszystkim należy rozważyć znaczenie klasy „0007 Uchwały rady gminy”. Jest to teczka o charakterze zbiorczym, jak „220 Akta osobowe”, czy „120 Zbiory aktów normatywnych”. Oznacza to, że nie prowadzi się tam spisu spraw. Jest to tylko miejsce do grupowania uchwał. Świadczy o tym informacja w kolumnie 7, gdzie jest mowa m.in. o rejestrze uchwał.

Inny charakter mają natomiast klasy 0006 i 0008, w których należy prowadzić sprawy. I tu w tym miejscu warto zaznaczyć, że JRWA jest zarówno dla urzędów, ale przede wszystkim dla organów gminy, takich jak rada. Ze względu na to, że radę obsługuje urząd, to w jego strukturze jest m.in. biuro rady gminy. Tworząc klasyfikację dokumentacji kierowano się odrębnymi potrzebami w zakresie prowadzenia dokumentacji w biurze rady a odmiennymi w komórkach organizacyjnych urzędu. Stąd generalnie obie ww. klasy dedykowane są biurom rady. Oznacza to, że zarówno biuro rady, jak i inne komórki organizacyjne mogą być komórkami merytorycznymi, ale prowadzić sprawy w innych klasach rzeczowych.
32 Czy do znaku sprawy (na końcu) można dodawać inne elementy niż ujęte w rozporządzeniu? Nie można. Jeżeli są potrzebne dodatkowe informacje o sprawie to nie ma potrzeby ich dołączać do znaku sprawy. Takie informacje mogą być umieszczane w spisie spraw. Należy nadmienić, że spis spraw może być prowadzony w postaci elektronicznej zgodnie z §39 ust.2 pkt 1, co stwarza dodatkowe możliwości podmiotom mającym potrzebę opisania spraw dodatkowymi kryteriami.
31 Czy wskazanie na system EZD dotyczy komórki organizacyjnej czy też  ostatniego rzędu grupy rzeczowej (zakończonej kategorią archiwalną) JRWA? – dotyczy wyjątków w systemie tradycyjnym Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dotyczą grup rzeczowych a nie komórek organizacyjnych. Zgodnie z §1 ust.5 instrukcji kancelaryjnej wyjątki wskazuje się przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć. Zatem można wskazać cała klasę wykazu akt, nie musi to być wskazanie klasy końcowej. Oczywiście będzie to oznaczało, że dokumentacja wszystkich klas niższego rzędu znajduje się w EZD, niezależnie od tego jakiej komórki organizacyjnej dotyczy.
30 Czy całość akt przejętych przez archiwum zakładowe przed 1 stycznia 2011 r. musi mieć podwyższoną kategorię archiwalną, jeśli jest ona wyższa i w związku z czym zmienia się sposób opracowania dokumentacji?

Przepis § 6 ust. 3 rozporządzenia stanowi, iż dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej w podmiocie przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia, należy stosować kategorię archiwalną o wartości wyższej, w przypadku gdy kategoria archiwalna dla tej dokumentacji określona zgodnie ze stosowanymi wówczas przepisami, różni się od kategorii określonej w jednolitych rzeczowych wykazach akt stanowiących załączniki do tego rozporządzenia. Weryfikacja kwalifikacji dokumentacji dotyczy więc zarówno dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym, jak i w komórkach organizacyjnych podmiotu.

§ 2 Instrukcji archiwalnej (załącznik nr 6 do rozporządzenia) stanowi, iż dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych (ust. 1), a dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji (ust. 3). Przepis ten należy rozumieć w ten sposób, iż dyrektor archiwum państwowego może zmienić kategorię archiwalną dokumentacji, która została zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych. Zwracamy jednocześnie uwagę na ust. 2 tego paragrafu, który stanowi, iż podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Przepisem szczególnym w tym zakresie jest właśnie ww. przepis § 6 ust. 3 rozporządzenia. W świetle tego przepisu jednolitymi rzeczowymi wykazami akt właściwymi dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej w podmiocie przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia, odnośnie okresów jej przechowywania, jest zarówno jednolity rzeczowy wykaz akt stosowany przez podmiot przed dniem wejścia w życie tego rozporządzenia, jak i jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do tego rozporządzenia.

Prawo do zmiany przez dyrektora właściwego archiwum państwowego kategorii archiwalnej dokumentacji dotyczy więc tej dokumentacji, która została zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych na podstawie właściwych dla tej dokumentacji jednolitych rzeczowych wykazów akt, a więc dokumentacji, w stosunku do której dokonano weryfikacji kategorii archiwalnej w związku z § 6 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.

Zwracamy również uwagę na to, iż przepis § 40 Instrukcji archiwalnej dotyczy sytuacji, w której dyrektor archiwum państwowego dokonuje zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na brakowanie, a więc dokumentacji, której okres przechowywania w archiwum zakładowym upłynął i której nadano właściwą kategorię archiwalną na podstawie właściwego jednolitego rzeczowego wykazu akt, a więc dokumentacji w stosunku do której dokonano weryfikacji kwalifikacji archiwalnej zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w związku z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dn. 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). W trakcie procedury brakowania dyrektor właściwego archiwum państwowego może uznać dokumentację niearchiwalną przeznaczoną do brakowania za materiały archiwalne (jej część lub całość).

W związku z powyższym należy stwierdzić, iż to podmioty będące adresatami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dokonują na podstawie § 6 ust. 3 rozporządzenia weryfikacji kwalifikacji dokumentacji powstałej i zgromadzonej do dnia wejścia w życie przepisów tego rozporządzania w tych podmiotach. Powyższa weryfikacja kwalifikacji dokumentacji dotyczy również dokumentacji, którą na podstawie właściwego wykazu akt (tj. wykazu, który dla tej dokumentacji przewiduje wyższą kategorię archiwalną) należy zaliczyć do materiałów archiwalnych.

Ze względu na potencjalnie duży zakres prac związanych z weryfikacją kwalifikacji dokumentacji, zaleca się opracowanie harmonogramu tych prac. Jednocześnie pragniemy podkreślić, iż weryfikację kwalifikacji dokumentacji w pierwszej kolejności należy przeprowadzić w stosunku do dokumentacji selekcjonowanej do brakowania. Zwracamy również uwagę na konieczność zweryfikowania kwalifikacji dokumentacji zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia w komórkach organizacyjnych podmiotu, tak aby przed przekazaniem jej do archiwum zakładowego podmiotu nadać jej właściwą kategorię archiwalną.
29

Czy można rozszerzać JRWA i jak to robić w świetle tendencji do niezmieniania wykazów akt?

Co stało się z zapisem, że zmian w wykazie akt dokonuje kierownik podmiotu w porozumieniu z AP. Jak rozumieć §4 ust. 9 rozporządzenia?  Czy zmiany w wykazie akt  kierownik podmiotu wprowadza sam bez konsultacji z AP?!

Czy można dodać np. następujące hasło: „wystawianie legitymacji Strażnika Społecznej Straży Rybackiej” dodając następne rzędy w wykazie?

W ogóle nie można rozbudowywać (zmieniać) wykazów akt. Zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt, stanowiących załączniki nr 2-5 do rozporządzenia, mogą być dokonywane wyłącznie w drodze jego nowelizacji przez Prezesa Rady Ministrów, nie zaś poprzez interpretację § 4 ust. 3 i 9 rozporządzenia. Odmienny pogląd zmierzałby bowiem do uwzględnienia postulatu, by modyfikacja jednolitych rzeczowych wykazów akt odbywała się w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego czy organy zespolonej administracji rządowej w województwie poza wiedzą i aprobatą organu uprawnionego do wydania rozporządzenia, w tym przypadku Prezesa Rady Ministrów. Takie stanowisko zostało przedstawione przez Rządowe Centrum Legislacji. Ewentualne stworzenie możliwości rozbudowy wykazów akt w celu umożliwienia ich dostosowania do miejscowych potrzeb wymagałoby nowelizacji upoważnienia ustawowego zawartego w art. 6 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnych i archiwach.

Zon też wyjaśnienie na stronie archiwów państwowych http://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/postepowanie-z-dokumentacja.html  (informacja nr 5 - zmiany w wykazach akt).
28 Czy można stworzyć wewnętrzną instrukcję kancelaryjną i archiwalną – chodzi o doprecyzowanie rozporządzenia i czy mają one być zatwierdzone przez archiwa państwowe, a może lepiej stworzyć wewnętrzne uregulowania dotyczące uściślenia zasad zawartych w rozporządzeniu? Nie można stworzyć własnej instrukcji kancelaryjnej ani archiwalnej, bo ustawa mówi, że określa to Prezes Rady Ministrów. Wewnętrzne uregulowania mogą być wydane w zakresie materii wynikającej z przepisów rozporządzenia, np. dookreślenie, które przesyłki mogą być otwierane i przez kogo
27 § 40 ust.3 Instrukcji… przewiduje, „Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej….” Czy dopuszczalne jest równoległe prowadzenie rejestru w formie papierowej i elektronicznej?

Odnosząc się literalnie do przepisu jest to dopuszczalne, ponieważ słowo „lub” oznacza alternatywę zwykłą. W takim przypadku wystarczy spełnienie jednej z alternatywnych przesłanek, ale mogą być także jednocześnie spełnione obie. Należy zwrócić uwagę, że w przypadku systemu tradycyjnego w przeciwieństwie do systemu EZD rejestry przesyłek przychodzących, jak i przesyłek wychodzących nie muszą być prowadzone jako jeden rejestr dla całego podmiotu. Użycie słowa „lub” miało na celu umożliwienie prowadzenia niektórych rejestrów elektronicznie, a innych na papierze mając na uwadze, że w niektórych podmiotach taka możliwość wyboru jest ciągle bardzo potrzebna. Użycie słowa „albo” spowodowałoby, że przepis mógłby być czytany że albo wszystko jest elektronicznie, albo wszystko na papierze. To z kolei prowadziłoby do powszechnego stosowania rejestrów papierowych.

Przepis jednak nie miał na celu umożliwienia równoległego prowadzenia tego samego rejestru w postaci papierowej i elektronicznej, gdyż takie rozwiązanie wydaje się nie tylko kosztowne ale i nielogiczne. Pojawiłby się problem ze wskazaniem, który z tych rejestrów jest ważny i stanowi dokumentację urzędu w przypadku, gdy rejestry będą się od siebie różniły (np. pracownik dopisał coś ręcznie w rejestrze papierowym a nie dopisał w elektronicznym). Absurdalność takiej sytuacji łatwo sobie uzmysłowić wyobrażając sobie dwa równolegle prowadzone rejestry papierowe.

Wyjaśnienie to oczywiście nie dotyczy sytuacji gdy na przykład na koniec dnia/tygodnia sporządzana jest kopia papierowa zabezpieczająca rejestr prowadzony elektronicznie. Ale z wyraźnym podkreśleniem że jest to kopia, na której ewentualne skreślenia nie mają znaczenia dowodowego.
26 W przypadku wyboru tradycyjnego systemu czynności kancelaryjnych dopuszczalne jest wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu m.in. „udostępniania i rozpowszechnianie pism wewnątrz podmiotu” oraz „przesyłanie przesyłek” (§ 39 ust.2 Instrukcji kancelaryjnej). Co to oznacza i jak może być wykorzystywane w praktyce?

Jeśli chodzi „udostępnianie i rozpowszechnianie pism wewnątrz podmiotu”:

Oznacza to że pismo utrwalone na papierze znajduje się w teczce tradycyjnej, ale można tę treść rozsyłać mejlami lub rozpowszechniać w Intranecie i to będzie znaczyło, że zostało rozpowszechnione. Przepis ma na celu ustalenie, że nie trzeba już powielać na papierze do wszystkich komórek pisma z zarządzeniem prezydenta regulującym działanie urzędu, tylko wystarczy takie pismo umieścić w odpowiednim miejscu w Intranecie. W praktyce zaoszczędzi to czas, materiały biurowe i miejsce w magazynach,

Jeśli chodzi o „przesyłanie przesyłek” to przepis jest uzupełnieniem „udostępniania i rozpowszechniania wewnątrz podmiotu”, aby nie było wątpliwości, że wybór systemu tradycyjnego nie oznacza jednocześnie konieczności prowadzenia korespondencji wyłącznie w postaci papierowej. Wynika to z obowiązków nałożonych na podmioty publiczne w art. 16 ustawy o informatyzacji oraz z obowiązków nałożonych na organy administracji publicznej w art. 391 Kodeksu postępowania administracyjnego. Przepis ma także dodatkowe znaczenie: można korespondencję prowadzić elektronicznie, ale akta spraw należy utrwalać w postaci tradycyjnej odpowiednio je tworząc w oparciu o korespondencję elektroniczną zgodnie z §44 ust 3 i 45 ust. 3, 46 ust. 2,  §47 i §59, ust. 2 pkt 2.
25 Urząd zmierza wskazać jako wiodący „system tradycyjny” czynności kancelaryjnych. Czy w świetle § 39 ust.2 Instrukcji kancelaryjnej dopuszczalne jest stosowanie równolegle (pomocnicze) systemu informatycznego, w którym korespondencję przetwarza się tak jak w systemie tradycyjnym ?

Jest to dopuszczalne, ale nie będzie stanowiło dowodu wykonywania czynności kancelaryjnych (dowód będą stanowiły wskazane akta w postaci papierowej) tylko dodatkową pomoc, np. wyszukiwawczą. Kompletne muszą być akta w postaci papierowej, skoro wybrany został system tradycyjny. Musimy mieć pewność, które akta stanowią dowód a które tylko materiał pomocniczy, ponieważ informacja w teczce aktowej i w systemie teleinformatycznym może się od siebie różnić. Na przykład, gdy w systemie jest odnotowane, że pismo zostało zadekretowane na komórkę „X” w dniu 15 marca, a dekretacja bezpośrednio na tym piśmie wskazuje że nie na komórkę „X” tylko „Y” i nie 15 marca a 18 marca. Podobne kłopoty mogą być z interpretacją akceptacji/podpisywania, zawartością akt sprawy (inne notatki w systemie i inne w teczce aktowej) itd.

Dlatego wskazanie co stanowi dla danej pozycji wykazu akt system podstawowy jest takie ważne.

Ponadto podwójne wykonywanie czynności kancelaryjnych (i na papierze i w systemie) jest także kosztowne, ponieważ wymaga od uczestników procesu poświęcenia więcej czasu na te czynności
24 Czy dla zbioru zarządzeń Prezydenta Miasta (wójta, burmistrza) obowiązuje przepis § 53 ust. 3 IK - na każdy  rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki czy też dopuszcza się prowadzenie ciągłego rejestru dla całej kadencji – numeracja zarządzeń, uchwał? Spis spraw zawiera informacje o sprawach (czyli o zbiorze dokumentów odzwierciedlających załatwienie danej sprawy) a nie o zarządzeniach czy uchwałach (czyli pojedynczych pismach). W stosunku do poprzednio obowiązujących rozwiązań nie ma tu żadnej zmiany. Sprawy związane z przygotowaniem zarządzenia czy z organizacją sesji rady gminy, rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Natomiast zarządzenia, protokoły i uchwały to pisma określonych typów, które mogą być rejestrowane odrębnie w specjalnie utworzonym rejestrze. Co ważne, nawet w systemie tradycyjnym, zgodnie z §39 ust. 2 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej, rejestr taki może być prowadzony elektronicznie. Instrukcja kancelaryjna nie narzuca jednak zasad numeracji w rejestrach. Można zatem prowadzić ciągły rejestr dla całej kadencji, albo roczny. W szczególności nie ma też obowiązku numerowania protokołów sesji cyframi rzymskimi, jak to było poprzednio.
23 Jaki jest cel wprowadzenia oddzielnych haseł 271 (dokumentacja zamówień publicznych – B5) i 272 (umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych – B10), skoro zgodnie z art. 96 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych umowa jest załącznikiem do protokołu – czyli stanowi dokumentację zamówień publicznych? Pod którym hasłem należy zarejestrować umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych? Należy pamiętać, że nie ma wymogu stosowania wszelkich klas określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Jest to plan układu dokumentacji. Jeżeli więc w danej instytucji nie przechowuje się osobno umów zawartych w wyniku postępowania (a tak się zdarzało w niektórych podmiotach, stąd uwzględnienie tego w wykazie akt), to po prostu nie stosuje się klasy 272, tylko „używa się” wyłącznie „271”. Oznacza to, że nie wszystkie klasy przewidziane w JRWA muszą być wybierane. Jednak kategorycznie nie można samemu dodawać nowych klas poza istniejącym zestawem.
22 Wątpliwości budzi prawidłowe kwalifikowanie sprawozdań komórek organizacyjnych uwzględniając przepisy dotyczące współpracy (§ 9 Instrukcji kancelaryjnej):  jedna komórka sporządza sprawozdanie dla całego urzędu (0641?) i zbiera informacje z działalności innych komórek organizacyjnych, przy czym inne komórki współuczestnicząc w załatwianiu sprawy tj. sporządzając sprawozdania cząstkowe winny korzystać ze znaku komórki merytorycznej (lub mogą zarejestrować z własnym znakiem sprawy i zakwalifikować do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc), jednakże w JRWA mają osobne hasło na takie sprawozdania 0643 oraz kat. BE5 lub B5? Podobnie Planowanie 0631 i 0632, w sytuacji w których plany komórek są cząstkowym wkładem dla planu urzędu.

Należy pamiętać, że przygotowanie planu czy sprawozdania z działalności danej komórki organizacyjnej powoduje, że komórka, która je przygotowuje jest komórką merytoryczną w tym zakresie. To, że następnie ten plan lub sprawozdanie jest przekazywany do innej komórki jako „wkład” do całościowego planu lub sprawozdania nie zmienia tego faktu. Dokumentacja ta staje się bowiem materiałem w sprawie, która ma inny charakter, bo dotyczy opracowania całościowego planu lub sprawozdania. Przy przygotowywaniu takiego planu lub sprawozdania dane mogą być syntetyzowane, podawane w innym ujęciu, itp. Przygotowanie więc całościowego planu lub sprawozdania jest inną sprawą. Jest to klasyczny przykład, gdzie ten sam dokument może mieć różny charakter i status, ale wynika to z innej jego funkcji.

Nie można tego jednak mylić z faktem, gdy dana komórka organizacyjna przygotowuje nie plan lub sprawozdanie dotyczące swojej aktywności, ale tak naprawdę dane z jakiegoś zakresu na potrzeby innej komórki celem opracowania całościowego planu lub sprawozdania. Wtedy ten materiał nie można nazwać planem lub sprawozdaniem z działalności danej komórki organizacyjnej. W tej sytuacji całość sprawy jest tylko w komórce merytorycznej.
21 W jakim celu został wprowadzony rejestr przesyłek wychodzących i jak zrealizować ten obowiązek w systemie tradycyjnym biorąc po uwagę duże urzędy (kilka lokalizacji) oraz korespondencję wychodzącą przez operatora pocztowego, kuriera, doręczaną przez gońca i odbieraną bezpośrednio w urzędzie przez interesanta?

Rejestr przesyłek wychodzących był obowiązkiem wynikającym także z poprzedniej instrukcji. Zgodnie z § 5 ust. 1 do podstawowych czynności kancelaryjnych należało:

„1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek”

Rozpatrując ten przepis w kontekście definicji korespondencji określonej §3 pkt 8 poprzedniej instrukcji trudno było mieć wątpliwości, że chodziło o ewidencjonowanie także każdego z osobna pisma wysyłanego przez urząd:

„ 8) korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd”

Celem utrzymania obowiązku rejestrowania korespondencji (przesyłek) wychodzących także w nowej instrukcji jest zapewnienie możliwości późniejszego sprawdzenia czy podmiot korespondencję wysłał. Istotą przepisu jest to, aby to podmiot jako całość miał wiedzę o wychodzącej na zewnątrz korespondencji. Nie ma natomiast obowiązku rejestrowania korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi gdyż jest to mniej istotne (choć nie jest zabronione). Warto zauważyć że tylko w systemie EZD rejestry przesyłek przychodzących i wychodzących traktowane są jako całość. Zatem wdrażając EZD trzeba mieć na uwadze że nawet w przypadku kilku lokalizacji musi być możliwy do wygenerowania jeden rejestr dla całego podmiotu. W systemie tradycyjnym nie na takiego obowiązku więc dla każdej z lokalizacji może być oddzielny rejestr.
20 Czy w podmiocie może zostać wyznaczony więcej niż jeden koordynator czynności kancelaryjnych? Zgodnie z  § 2 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Użyta została w tym miejscu liczba pojedyncza, ponieważ taki  jest cel tego przepisu - jeden koordynator dla podmiotu. W przeciwnym razie trudno sobie wyobrazić skuteczny merytoryczny nadzór nad postępowaniem z  dokumentacją bieżącą w podmiocie. Przepis ten jednak należy czytać łącznie z przepisami instrukcji archiwalnej, gdzie w § 5 pkt 11 wskazano, że do zadań archiwum zakładowego należy doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych. Powyższe oznacza, że w podmiocie wyznacza się jednego koordynatora, który wspomagany może być w wykonywaniu zadań przez pracowników archiwum zakładowego (archiwistów).
19 Jeśli dotąd stosowaliśmy starą instrukcję kancelaryjną  którą w oparciu o §2 wprowadził zarządzeniem burmistrz,  a teraz została ona uchylona ustawą, to co mamy zrobić?

 

Przepisy przejściowe ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40 poz. 230), o których mowa w odpowiedzi na pytanie 12, znane były od lutego 2010 roku.


Zatem podmioty, które obejmuje art. 6 ust. 2 ustawy i nie są wymienione w art. 6 ust. 2a ani w art. art. 5 ust.3 ustawy można doradzić jedynie skontaktowanie się z właściwym archiwum państwowym, aby doprowadzić do zgodności z przepisami w tym zakresie. Oczywiście nie znaczy to, że do tego czasu nie należy zapewniać ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji (w także nadsyłanej i składanej dokumentacji) w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. To jest wymaganie wynikające wprost z ustawy archiwalnej (art. 6 ust. 1).

18

W starej instrukcji kancelaryjnej był przepis (§2) że instrukcja może być stosowana w gminnych jednostkach organizacyjnych. A także że  wprowadzeniu instrukcji do stosowania w tych jednostkach rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta).

Taki przepis byłby nadal potrzebny aby nie trzeba było uzgadniać nowej instrukcji z dyrektorem archiwum państwowego. 

Nie można było tych spraw uregulować rozporządzeniem gdyż ustawa wyraźnie wyznaczyła zakres podmiotowy rozporządzenia w artykule 6 ust. 2a (zob. pyt. 17).

Pozostałe organy i jednostki (za wyjątkiem wymienionych w art. 5 ust.3 ustawy)  obejmuje przepis art. 6 ust . 2 ustawy:   „W organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyłączeniem wymienionych w ust. 2a, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji.”

Zatem instrukcje kancelaryjne dla gminnych jednostek organizacyjnych nie mogą jak dotąd być wprowadzane do stosowania przez wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

17

Czy moją jednostkę obowiązuje to rozporządzenie?

(na przykład:  powiatowy inspektorat nadzoru budowlanego, ośrodek pomocy społecznej, powiatowy inspektorat weterynarii, powiatowe centrum pomocy rodzinie, regionalny ośrodek doskonalenia nauczycieli)

Zakresu podmiotowego rozporządzenia nie można rozpatrywać w oderwaniu od ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach która wymienia a art. 6 ust. 2a jakich podmiotów ono dotyczy, a mianowicie:

 

  1. organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
  2. organów powiatu i starostw powiatowych;
  3. organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;
  4. organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
Zakres ten został  także wymieniony dla przypomnienia na samym początku niniejszej strony informacyjnej. Rozporządzenie dotyczy więc organów gmin i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organu i związki, ale już nie dotyczy gminnych jednostek organizacyjnych.

Dotyczy organów powiatu i starostw powiatowych, ale już nie dotyczy powiatowych jednostek organizacyjnych.

Dotyczy organów zespolonej administracji rządowej w województwie ale już nie w powiecie.

Zatem żadna z jednostek wymienionych w pytaniu obok nie jest objęta nowym rozporządzeniem jeśli nie działa w ramach urzędu obsługującego organ, urzędu gminy, starostwa powiatowego albo urzędu marszałkowskiego.

16 W obecnej postaci podano dwa sposoby oznaczania w znaku sprawy komórki organizacyjnej: ABC oraz AB-C-V. Czy w związku z powyższym oznacza to, że jeżeli dana jednostka posiada dwuliterowy symbol komórki organizacyjnej, np. "OP" konieczna jest zmiana na trzyliterowy symbol, zgodny z zapisami powyższej instrukcji? Czy zastosowanie symbolu komórki organizacyjnej wg wzoru "OP-I" jest zgodne z instrukcją? Nie jest konieczna zmiana dwuliterowych symboli na trzyliterowe (mogą to być nawet symbole jednoliterowe, czteroliterowe, literowo-cyfrowe, itd.
Zgodnie z §5 ust. 3 pkt 1 instrukcji kancelaryjnej znak sprawy zawiera „oznaczenie komórki organizacyjnej”. Przepis ten nie ustala (jak poprzednia instrukcja kancelaryjna w §18 ust. 2 pkt 1) że ma to być oznaczenie literowe.
Zatem może ono być dowolne pod warunkiem dostosowania się są do dwóch ograniczeń:
1) Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie (§5 ust. 5)
Zatem nie może być tak że do końca marca 2011 komórka „Wydział organizacyjny” ma oznaczenie Or-I , a po reorganizacji od kwietnia 2011 oznaczenie Or-I ma „Wydział organizacji i kadr”.

2) Jeśli potrzebne jest w oznaczeniu komórki organizacyjnej zastosowanie znaku rozdzielającego (na przykład w celu zaznaczenia, że komórka wchodzi w skład większej struktury organizacyjnej) to tym znakiem może być tylko znak minus (§5 ust. 9).
Zatem oznaczenie OP-I jest zgodne z instrukcją. Zgodne będą także oznaczenia Op, O1, Op1, OP-1, OPI czy nawet OPp123-I.
Ale juz nie Op.I czy OP I, bo znakiem rozdzielającym nie może być ani kropka ani spacja.
 

15 Czy istnieje możliwość uzyskania nowego jednolitego RWA w formacie innym niż zamieszczony w BIP? Chodzi o możliwość importu danych, czego nie da się zrobić w prosty sposób z PDF-a.

W celu ułatwienia importu danych przygotowano kompletne zestawienie wykazów akt w pliku arkusza kalkulacyjnego. W poszczególnych arkuszach znajdują się kolejne wykazy akt. Każdy w dwóch wersjach: z hierarchią symboli klasyfikacyjnych w czterech kolumnach oraz z symbolami w jednej kolumnie.

Poprawiona we rsja w pliku .xls z dnia 07.01.2011 r.,

Poprawiona wersja w p liku .ods z dnia 07.01.2011 r.   

Zestawienie zmian w wykazach akt pomiędzy wersjami

Ponadto poprawione wersje zawierają drobne poprawki zauważone w trakcie użytkowania arkuszy (dziękujemy bardzo):

  • poprawioną literówkę w haśle klasyfikacyjnym pozycji 062 załącznika nr 2 tj. "Programy" zamiast "Pogramy"
  • wszędzie gdzie w załączniku nr 2 było napisane "prezydenta" (chodziło o prezydenta miasta) zmieniono na "prezydenta miasta"

 

Stare, nieaktualne wersje:

wersja w pliku .xls z dnia 27.12.2010 r.,        wersja w pliku .ods z dnia 27.12.2010 r.

14 W starym rozporządzeniu był w Rozdziale I § 2 dotyczący możliwości stosowania w jednostkach organizacyjnych powiatu instrukcji kancelaryjnej . Rozstrzygnięcia w tej sprawie dokonywał starosta. Który paragraf nowej instrukcji będzie tę kwestię regulował?

Zakres podmiotowy nowego rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji archiwalnej wynika obecnie z art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.). Z pkt 2b tego ustępu wynika, że przepisy te będą dotyczyć wyłącznie organów powiatu i starostw powiatowych. W związku z powyższym w akcie wykonawczym wydanym na podstawie art. 6 ust. 2b i 2c nie można zmieniać zakresu podmiotowego w stosunku do tego określonego w ustawie.

Na marginesie należy dodać, że także w dotychczasowej instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu przepis zawarty w § 2 dotyczył możliwości wprowadzenia tej instrukcji jedynie w jednostkach administracji zespolonej w powiecie. Nie były więc to wszystkie możliwe powiatowe jednostki organizacyjne.

Do jednostek organizacyjnych powiatu odnoszą się natomiast przepisy zawarte w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. oraz w § 3 ust. 6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Na ich podstawie każda jednostka organizacyjna powiatu, także spółki będące stuprocentową własnością powiatu, wprowadzają w uzgodnieniu z dyrektorami właściwych miejscowo archiwów państwowych, własne przepisy kancelaryjne i archiwalne, tj. instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną.
13 W starym rozporządzeniu był §49 dotyczący obowiązku założenia i prowadzenia na okres kadencji rejestrów uchwał rady, zarządu, wniosków i opinii komisji rady powiatu oraz interpelacji i wniosków radnych. Jak od 1 .01. 2011 będą uregulowane te kwestie ? Sprawy te celowo nie zostały uregulowane. Uznano, że nie ma takiej potrzeby. Warto jednak zaznaczyć, że w instrukcji wprowadzono pojęcie rejestru jako dodatkowego narzędzia kancelaryjnego do rejestrowania pojedynczych przesyłek czy pism określonego typu czy rodzaju, pozostawiając zasadność wprowadzania takich rejestrów kierownikom podmiotów. Nie oznacza to jednak rezygnacji z zakładania spisów spraw.

12

Jeśli rozporządzenie nie wejdzie w życie jeszcze w tym roku to jaki wykaz akt zastosować od 3 stycznia 2011 zakładając nową sprawę: stary dotychczas stosowany, ale uchylony ustawą czy nowy niemający żadnej podstawy prawnej?

Ustawą z dnia 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40 poz. 230) uchylono z dniem 1 stycznia 2011  instrukcje kancelaryjne (i co za tym idzie także wykazy akt) wydane na podstawie (m.in.):

  1. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa,
  2. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym,
  3. ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie.

Zatem w sposób jednoznaczny uchylono dotychczasowe przepisy i bez względu na to kiedy nowe rozporządzenie będzie podpisane, w styczniu 2011 roku nie będą one już obowiązywać.

Jednocześnie ww. ustawa wprowadziła nowy przepis w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (w art. 6 ust. 2b) upoważniający Prezesa Rady Ministrów do wydania rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przepis wchodzi w życie właśnie 1 stycznia 2011.

Zgodnie z projektem rozporządzenia dostępnym w BIP MSWiA przepisy tego rozporządzenia mają mieć zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 (zob. §9 projektu).

11

W ogóle nie jesteśmy w stanie dostosować naszego systemu informatycznego do nowego wykazu akt w ciągu kliku dni jakie zapewne mielibyśmy na to. Będą przecież musiały w nim funkcjonować zarówno stare (z ukośnikami i dwukropkiem jako separatorami) jak i nowe znaki spraw (z kropkami i minusami jako separatorami). Taka zmiana  w ostatniej chwili wymaga wydatkowania poważnych środków na dostosowanie systemu tak, aby stare sprawy były przyporządkowana do starych haseł klasyfikacyjnych, a nowe do nowych haseł o tych samych symbolach

Jeśli chodzi o separatory to w pkt 6 znajduje się stosowne wyjaśnienie. Natomiast jeżeli system nie potrafi sobie poradzić z zarządzaniem zmianą w wykazie akt, który przecież także zgodnie z dotychczas obowiązującym rozporządzeniem mógł się zmieniać (w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym), to znaczy że był źle zaprojektowany. W takim przypadku można radzić jedynie powrót do spisów spraw w systemie tradycyjnym, do czasu aż system zostanie dostosowany. Nie może być tak, aby wstrzymywać wydanie nowych przepisów tylko dlatego, że w niektórych nielicznych miejscach nie uwzględniano nawet starych przepisów.

10

Brak pewności czy rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 stycznia, to kłopoty związane przygotowaniem się do nowego wykazu akt. Przygotowanie się to nie tylko odnalezienie i wybranie odpowiednich pozycji wykazu akt dla spraw rejestrowanych dotychczas pod innymi znakami. To także poważny kłopot natury technicznej wymagający wprowadzenia nowego wykazu akt do systemu informatycznego wspomagającego rejestrację spraw. Wykaz akt udostępniony w tabeli w pliku PDF udostępnionym w BIP-ie MSWiA nie jest łatwy do przeniesienia/wpisania do systemu. Jeśli nawet podejmiemy działania zmierzające do zaznajomienia się i przygotowania pracowników  do pracy z nowym wykazem akt to co będzie jeśli mimo wszystko rozporządzenie się nie ukaże? Pewność wejścia w życie rozporządzenia to także podjęcie kroków zmierzających do przeniesienia wykazu akt do systemu informatycznego tak aby 3 stycznia był gotów do pracy z nowym wykazem akt

Istotnie, pewność daje tylko wydrukowane w Dzienniku Ustaw rozporządzenie. Dokłada się wszelkich starań, aby rozporządzenie weszło w życie jeszcze w 2010 roku, tak aby nie trzeba było zmieniać wykazu akt np. na początku lutego, bo taka zmiana w trakcie roku rodzić może problemy organizacyjne. Co prawda w projekcie rozporządzenia dopuszcza się kontynuację „starych” spraw w starych teczkach, ale i tak byłyby kłopoty z podwójnymi teczkami z jednego roku o symbolu klasyfikacyjnym, ale różnej merytorycznie zawartości. Sprawy miałyby różne znaki, ponieważ nowe separatory pomiędzy elementami znaku sprawy (kropki) gwarantowałyby różnice. Dlatego przygotowano niniejsze wyjaśnienia, aby wykazać, że wejście rozporządzenia w życie od nowego roku (razem z przepisem ustawowym umożliwiającym jego wydanie) jest najlepszym do tego terminem.

Przeniesienie wykazu akt do systemu, tak aby był gotowy do użycia 3 stycznia 2011 w niektórych systemach, które nie pozwalają na import danych z tabeli o określonej strukturze może sprawiać kłopoty. Szacuje się jednak że takie „ręczne” przepisanie całego około siedemdziesięciostronicowego wykazu akt zajmie co prawda cały dzień pracy administratora systemu, ale będzie dotyczyło niewielkiej liczby podmiotów, które używają do wspomagania rejestracji spraw systemu nie pozwalającego inaczej zmienić wykazu akt. Powyższe wyjaśnienia są także po to, aby pokazać że w skali kraju to będzie niewielki koszt i z tego powodu nie powinno się opóźniać wejścia w życie rozporządzenia. Oczywiście przygotowane zostaną wykazy akt do pobrania, w tabeli w arkuszu kalkulacyjnym

9

Nie mamy pewności czy rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 stycznia, a nie na przykład 1 marca. Nie mając tej pewności trudno przygotowywać odpowiednie zarządzenia dostosowujące urząd do nowych przepisów

Ilość spraw które trzeba będzie uregulować nie jest duża. Są to:

  • wybór podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i ewentualnie wskazanie wyjątków od niego przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć,
  • wyznaczenie imienne koordynatora czynności kancelaryjnych,
  • ustalenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny oraz (w przypadku systemu EZD)
  • ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych,
  • określenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do EZD.

Przygotowanie tego rodzaju zarządzeń nie będzie problemem. Jeśli podmiot dysponuje systemem EZD to z pewnością funkcjonują już ustalone zasady odnoszące się do wielkości przesyłek włączanych do systemu i jakości skanowania.

7

Przeszkodą dla szybkiego wprowadzenia w życie nowych  przepisów jest § 8 oraz § 9 rozporządzenia. Wprowadzają one zasadę komórki merytorycznej, gdzie tylko w niej sprawa jest rejestrowana, natomiast inne komórki uczestniczące w załatwianiu sprawy nie rejestrują jej pod swoimi znakami, a na pismach nanoszą znak sprawy komórki prowadzącej

Zasada rejestrowania sprawy i tworzenia akt spraw tylko przez komórkę merytoryczną – a tym samym traktowania dokumentacji pomocniczej powstającej w innych komórkach od razu jako Bc, bez konieczności zakładania sprawy ma na celu:

  • zmniejszenie ilości zakładanych spraw (w komórkach pomocniczych tzw. innych komórkach może w ogóle nie być akt sprawy w przypadku przygotowywania opinii dla innej komórki),
  • gromadzenie dokumentacji dotyczącej załatwiania sprawy w jednym miejscu, co jest zgodne z celem przepisu art. 6 ust. 1 ustawy archiwalnej,
  • umożliwienie stronom, ubiegającym się o udostępnienie akt sprawy w trybie art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego, kompletnej dokumentacji odnoszącej się do sprawy.

Przewidziano, że będą podmioty, które nie będą chciały lub nie będą mogły z niej skorzystać (np. w przypadku dużych urzędów mających siedzibę w kliku lokalizacjach) i dlatego dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna (w §9 ust. projektu instrukcji kancelaryjnej).

6

Komplikacją uniemożliwiającą wprowadzenie rozporządzenia w tak krótkim czasie jest dostosowanie się do wymogów § 5 rozporządzenia. Wprowadza on inne od dotychczasowych separatory znaku sprawy. Zmiany te nie będą rodziły znacznych konsekwencji w podmiotach działających w sposób tradycyjny bez informatycznych narzędzi wspomagających obieg dokumentacji. Jednakże wiele podmiotów posiada już rozmaite systemy elektroniczne wspierające obieg dokumentacji (EOD). Zmiany, które zostały wymuszone rozporządzeniem spowodują konieczność od 1 stycznia 2011 r. rejestrowania spraw pod znakami z nowymi separatorami. Jednocześnie system, które funkcjonował przed tą datą powinien mieć możliwość obsługi obydwu formatów zapisu znaku spraw. W tych przypadkach dostosowanie systemów do nowych wymagań w zależności od budowy konkretnego systemu może wymagać czasu, którego tryb wprowadzenia w życie powyższego rozporządzenia nie daje

Istotnie, przepis ten mógłby spowodować problemy w przypadku konieczności szybkiego dostosowania się (nielicznych jeszcze) podmiotów, których systemy teleinformatyczne umożliwiają prowadzenie rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów.

Dlatego też wprowadzono przepis przejściowy który dopuszcza stosowanie innej konstrukcji znaku sprawy lub separatorów niż określono to w instrukcji kancelaryjnej. Jest to możliwe w przypadku, gdy do wykonywania lub wspierania czynności kancelaryjnych stosuje się w podmiocie system teleinformatyczny wymuszający określoną konstrukcję znaku sprawy, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

5

Wprowadzenie nowej instrukcji uchylającej obecne regulacje prawne spowoduje konieczność zmian we wszystkich zarządzeniach wewnętrznych, których podstawę prawną stanowiły stare przepisy. Nawet w sytuacji, w której nowe rozporządzenie nie wymusza zmian merytorycznych (a jednak wiele zasad postępowania z konkretnym rodzajem dokumentacji znajduje odzwierciedlenie w wewnętrznych aktach prawnych: instrukcjach, procedurach, zarządzeniach) konieczne będzie ponowne podpisanie tych zarządzeń z podaniem aktualnej podstawy prawnej. Podobnie w przypadku urzędów posiadających  system zarządzania jakością powyższe rozporządzenie powoduje zmiany wielu procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją, co będzie skutkowało  koniecznością opracowania nowych procesów systemowych

Tak to prawda, ale argument nie wydaje się na tyle ważny, aby z tego powodu nie wykonywać przepisów ustawy. Podobne zmiany były przygotowywane pod koniec grudnia 2009 roku przy wprowadzaniu pilotażu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim i Podkarpackim Urzędzie Wojewódzkim i okazały się możliwe.

4

Narzucone przez instrukcję archiwalną wysokie standardy dla pomieszczeń magazynowych w zakresie zarówno usytuowania, wyposażenia jak i warunków w nich panujących spowodują ogromne koszty. W wielu przypadkach nie uda się bowiem dostosować do powyższych wymagań bez budowy nowych lub gruntownej adaptacji posiadanych pomieszczeń

Proponowane przepisy dotyczące warunków przechowywania dokumentacji są i tak liberalne w stosunku norm zalecanych w tym zakresie (np. PN-ISO 11799 "Informacja i dokumentacja - wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych) - tym bardziej, że proponuje się pięcioletni okres do ich osiągnięcia. Instrukcja archiwalna jest konsekwencją przepisu ustawowego, który wymaga pierwszy raz ustanowienia na poziomie rozporządzenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Dotychczas instrukcje archiwalne ustanawiane były zarządzeniami wewnętrznymi w oparciu o art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z reguły zawierały one podobne warunki dla przechowywania dokumentacji (14-18 ºC) i nie powodowało to problemów. Trudno wyobrazić sobie, aby rozporządzenie pomijało te zagadnienia dopuszczając w praktyce dowolne warunki. Nie należy przy tym zapominać o możliwych późniejszych kosztach konserwacji materiałów archiwalnych, które mogą ulec zniszczeniu, jeżeli będą przechowywane w nieprawidłowych warunkach

3

Akta będzie trzeba opracować zgodnie z nowymi przepisami na podstawie § 15 ust. 4 instrukcji archiwalnej. Większa będzie pracochłonność opracowania dokumentacji jak i koszty wynikające z  konieczności użycia droższej tektury bezkwasowej

Odpowiednie uporządkowanie dokumentacji wewnątrz teczek tj. w kolejności spisu spraw począwszy od numeru, a w obrębie spraw chronologicznie, odpowiednie opisanie teczek, a także ponumerowanie stron w przypadku materiałów archiwalnych obowiązywało dotychczas (§36 ust.1 obecnej instrukcji). Istotnie będzie pewna różnica polegająca na tym, że dla części dokumentacji, która zostanie zakwalifikowana do materiałów archiwalnych (a dotąd nie była) trzeba będzie ponumerować strony. Należy przy tym podkreślić, że zadanie to będzie mogło być wykonane 12 miesięcy później niż to było dotąd, więc argument o konieczności przesunięcia terminu wejścia w życie rozporządzenia z tego powodu jest nieprzekonujący.

Poza tym w nowych regulacjach ograniczono konieczność porządkowania dokumentacji wewnątrz teczek jedynie do dokumentacji o okresie przechowywania wyższym niż 10 lat. Jest to więc istotne ograniczenie – w stosunku do przepisów dotychczasowych – konieczności porządkowania dokumentacji.

Istotnie, koszty tektury bezkwasowej są wyższe od tektury zwykłej. Argument ten jednak zupełnie traci na znaczeniu, jeżeli weźmie się pod uwagę bezwzględną wartość kosztów. Teczka wiązana z tektury bezkwasowej kosztuje poniżej 1zł  (w przypadku gramatury ok. 300g/m2) i poniżej 2 zł (w przypadku gramatury ok. 800g/m2). Zatem zastosowanie takich teczek nawet w przypadku zużycia ich kilkunastu tysięcy w ciągu roku spowoduje wzrost kosztów o kilka tysięcy zł wydatkowanych na lepszy materiał biurowy. Za to pozwoli uniknąć późniejszego przepakowywania akt z powodu zniszczenia mniej odpornej teczki, co może być bardziej kosztowne niż użycie od razu dobrego materiału.

2

Zwiększone koszty związane z wydłużeniem okresów przechowywania akt, co skutkuje koniecznością zwiększenia powierzchni magazynowych

Jeżeli chodzi o zapełnienie powierzchni magazynowych, to doprowadzenie do zasadniczego zmniejszenia ilości wytwarzanych akt ma na celu przepis wskazujący na komórkę merytoryczną jako właściwą w sprawie i całkowita likwidacja klasy 0717 (współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami - kategoria archiwalna BE5). Zatem podmioty objęte rozporządzeniem nie będą w ogóle musiały tworzyć akt spraw dla dokumentacji pomocniczej wynikającej ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Akta sprawy załatwianej będą mogły się znajdować już tylko w komórce merytorycznej. Inne komórki nie będą już musiały trzymać dowodu w postaci kopii pisma wysłanego do komórki merytorycznej (choć nadal będą mogły). Z punktu widzenia potrzeby tworzenia dokumentacji odzwierciedlającej załatwianie sprawy wartość dokumentacyjną ma wyłącznie komplet akt w komórce merytorycznej. Kopie takich pism wytworzonych w wyniku współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi znajdujące się w innych komórkach niemerytorycznych i towarzysząca im dokumentacja w ogóle nie musi być tworzona. Jeśli poszczególne komórki organizacyjne jednego i tego samego urzędu tworzą akta spraw „na wszelki wypadek” w  celu udowodnienia, że potrzebną opinię przekazano w terminie, albo że jej przygotowanie wymagało zebrania cząstkowych opinii komórek niższego rzędu, a w tych komórkach – poszczególnych pracowników - to być może należy się zastanowić czy nie ma tu możliwości uproszczenia procedur. Nowa instrukcja kancelaryjna daje taką możliwość.

Istotnie w nowych wykazach akt dla sporej części dokumentacji zmieniono kategorię archiwalną, podwyższając ją. Warto przy tym zaznaczyć, że nie oznacza to natychmiastowego powiększenia potrzebnej powierzchni magazynowej. Obawy, że nie będzie jej dość w roku 2011, bo nie będzie można wyrzucić akt, które dotąd były wyrzucane są niezasadne. Rozporządzenie przedłuża bowiem z roku do dwóch lat czas, w jakim możliwe jest przechowywanie w komórkach organizacyjnych akt spraw załatwionych. Istotnie w dłuższym okresie może okazać się że urząd produkuje „więcej papieru” niż dotychczas, ale należy to rozpatrywać w kontekście przepisu umożliwiającego nietworzenie akt spraw w komórkach niemerytorycznych , a także możliwej informatyzacji, która między innymi może umożliwić zastąpienie dokumentu papierowego elektronicznym. Trzeba przy tym mieć na względzie strategiczne dokumenty wskazujące na potrzebę informatyzacji w obszarze administracji publicznej. Z pewnością jednak nie są to rozważania na temat zagrożeń mogących mieć wpływ na koszty i załatwianie spraw w urzędach w roku 2011.

Ponadto należy dodać, że zgodnie dotychczas obowiązującymi przepisami akta spraw zakończonych przekazywało się do archiwum zakładowego po roku, a wg nowej po upływie dwóch lat. Zatem nowe przepisy dają dodatkowe 12 miesięcy na zaplanowanie potrzebnej powierzchni magazynowej w archiwum

1

Zwiększone koszty  związane z funkcjonowaniem kancelarii, która nawet w systemie tradycyjnym będzie rejestrowała większą liczbę przesyłek niż do tej pory.

W tym zakresie nic się nie zmienia. Także dotąd korespondencja przychodząca podlegała rejestracji – por. § 6 dotychczasowej instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin. Przepis § 19 tej instrukcji, wyłączał konieczność rejestracji takich wpływów jedynie jako spraw (a nie że w ogóle wyłączał rejestrację). Dotyczyło to: publikacji, potwierdzeń odbioru (które dołącza się do akt właściwej sprawy), rachunków, faktur i innych dokumentów księgowych, życzeń i innych pism o podobnym charakterze). W projekcie nowej instrukcji kancelaryjnej w §6 wyłączenia są szersze niż dotychczas, ponieważ wyłączono z rejestracji dodatkowo dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań.

Mapa serwisu